Dal 1992, gCS Software propone alle aziende italiane software e servizi informatici. In che modo date un apporto alla politica dell’impresa attraverso i vostri prodotti e servizi?

Per dare un contributo alla politica dell’impresa, in particolare, abbiamo selezionato un prodotto assolutamente innovativo nel panorama italiano realizzato dalla software house Prometeo, il software gestionale BRM, che, giunto alla quarta edizione, si rivela uno strumento essenziale per ciascuna impresa che avverta la necessità di tenere traccia in modo puntuale delle comunicazioni all’interno dell’azienda e tra azienda, clienti e fornitori. Consente, anche in uno scenario aziendale complesso come quello attuale, di essere sempre costantemente presenti in ciascun settore dell’azienda, offrendo il quadro della situazione delle relazioni e del lavoro di ciascun dipendente. Senza, dunque, doversi appellare alla memoria dei singoli collaboratori, il software registra e organizza le tracce di ciascuna azione che avviene nell’azienda e verso l’esterno, consentendo di essere preparati a programmare ogni mossa successiva. Consente, inoltre, di condividere tutte le informazioni con i propri colleghi, con conseguenze importanti per incentivare il lavoro d’equipe o, per esempio, per evitare di legare la relazione con un cliente esclusivamente a una persona all’interno dell’azienda.

Scegliere BRM significa mettere la condivisione dell’informazione in cima alle qualità ed alle priorità dell’azienda.

La domanda per questo software è in forte crescita. Sta rivelandosi di grande interesse per molte aziende. Ma com’è nata questa scelta?

Avevamo già un importante rapporto di partnership con la software house Prometeo, che aveva sviluppato il famoso gestionale per l’edilizia Cant. Nel momento in cui ha presentato questo nuovo software, abbiamo ritenuto appropriato estendere la nostra partnership a questo prodotto. Poiché percepivamo dalle stesse aziende la domanda di uno strumento generico ed elastico per aiutare il loro lavoro interno, abbiamo ritenuto BRM utile a ogni tipo di azienda molto articolata, che abbia attività comuni ma funzioni differenti. È un database unificato che si organizza per anagrafiche e per ogni anagrafica permette di archiviare in modo chiaro e ordinato tutto ciò che viene svolto in ogni ufficio: le annotazioni relative alle telefonate dei clienti e dei fornitori, le offerte inviate, le mail ricevute e inviate, i fax, gli sms, gli ordini, consentendo un proficuo risparmio di tempo. Può capitare a ciascuno di noi di essere alla ricerca di una comunicazione avvenuta per decidere di un’offerta da inviare, ma il dato che c’interessa si è “nascosto” in chissà quale cartella dell’hard disk o, situazione ancora peggiore, il documento che cerchiamo si trova nel computer del collega assente, che al momento è spento e per accedervi c’è bisogno di una password che non conosciamo. Con BRM le informazioni sono salvate in modo centralizzato e sono accessibili da tutti i computer, permettendo un’ottimizzazione dei processi aziendali.

Chi ne ha bisogno?

Noi stessi lo adoperiamo e lo proponiamo a ogni tipo di azienda che abbia più di quattro persone che lavorano con i computer, un’azienda in cui ci si renda conto di avere bisogno di un aiuto per ottimizzare la comunicazione e l’organizzazione interna.

Spesso accade che le aziende produttrici preferiscano investire in macchinari anziché in un software gestionale. Eppure, i benefici di questo software sono tangibili anche nel bilancio. Aiuta a risparmiare tempo su tutte le azioni e aumenta la percezione del quadro generale del lavoro. Il problema è quello di riuscire a far cambiare un modus operandi ben radicato nell’abitudine. L’introduzione del software all’interno dell’azienda può essere inteso come problematico, soprattutto se l’azienda ha alle spalle una storia molto lunga, caratterizzata dalla presenza costante di persone chiave. Le vecchie aziende di produzione, per esempio, sono spesso molto legate al modo di fare le cose “come sono sempre state fatte”, pongono meno attenzione ai risultati. Questo frena il processo d’innovazione dell’azienda, che invece deve sempre stare al passo con i tempi, soprattutto nei momenti più complessi e critici dell’economia.

C’è, poi, chi intende parzialmente il valore dello strumento e, inizialmente, lo utilizza solo in qualche ufficio, per esempio nell’ufficio vendite; poi, con il passare del tempo, capisce e compie il vero salto di qualità estendendolo a tutti gli altri uffici.

Tutto ciò è agevolato dalla possibilità di interfacciarsi agilmente con i sistemi gestionali già esistenti in azienda, grazie all’utilizzo di sistemi di gestione delle basi di dati altamente standardizzati, nonché dall’essere un programma estremamente intuitivo, che offre più modi di fare la stessa cosa, e l’utente trova presto quello che lo soddisfa maggiormente: l’introduzione al software è molto facile; in mezza giornata ci si trova già a proprio agio.

La ricerca per migliorarlo continua…

Certo, anche grazie all’insostituibile dialogo con i clienti, il software è già arrivato alla quarta edizione e presto uscirà la versione applicata sul web, grazie alla quale sarà possibile connettersi al software da qualsiasi computer via internet, senza che il programma vi sia installato.